Manajemen Kos 15 Kamar

Sistem Red Flag Telat Bayar 3 Hari

Satu Google Sheet, lima menit per hari. Penghuni yang lewat 3 hari dari jatuh tempo dan belum bayar otomatis ditandai merah. Pesan red flag hanya bisa dikirim setelah mutasi rekening hari itu dicek, jadi penghuni yang sudah lunas tidak mungkin ikut menerimanya.

Rp0biaya alat
5 menitper hari
0salah sasaran

Tiga pengaman dalam satu alur

Masing-masing menutup satu celah kesalahan. Ketiganya wajib jalan bersamaan.

Kode unik nominal

Mencegah: uang masuk tak dikenali

Tiga digit terakhir nominal transfer sama dengan nomor kamar.

Status dihitung rumus

Mencegah: salah ketik atau salah baris

Status dihitung dari riwayat pembayaran, tidak pernah diketik tangan.

Gerbang verifikasi harian

Mencegah: kirim pakai data kemarin

Tombol kirim baru muncul setelah mutasi hari ini dicek.

1Aturan pembayaran untuk penghuni

Tanggal jatuh tempo tetap mengikuti tanggal masuk masing-masing. Yang diseragamkan hanya cara transfernya.

KamarSewa dasarNominal transfer
01Rp1.500.000Rp1.500.001
03Rp1.500.000Rp1.500.003
12Rp1.750.000Rp1.750.012
Masukkan aturan ini ke daftar do & don't kos dan sampaikan saat penghuni baru masuk.

2Isi Google Sheet

Sheet "Log": riwayat pembayaran

Hanya ditambah, tidak pernah diedit. Paling aman diisi lewat Google Form dengan kolom Kamar berupa dropdown.

A: Tanggal bayarB: KamarC: Periode yang dibayarD: NominalE: Bukti
19 Okt 20260321 Okt 20261.500.003link foto

Kolom C = tanggal jatuh tempo yang dilunasi oleh pembayaran tersebut.

Sheet "Master": dihitung otomatis

A: KamarB: NamaC: No WAD: Jatuh tempo berikutnyaE: Hari telatF: StatusG: Kirim
03Rina6281234567890rumusrumusrumusrumus

Nomor WA diawali 62, tanpa 0 dan tanpa spasi. Sel H1 berisi tanggal terakhir mutasi rekening dicek.

Kolom D: jatuh tempo berikutnya
=EDATE(MAXIFS(Log!C:C, Log!B:B, A2), 1)
Kolom E: jumlah hari telat
=MAX(0, TODAY()-D2)
Kolom F: status
=IF(E2>=3, "RED FLAG", IF(E2>=1, "Lewat jatuh tempo", "Aman"))
Aman Lewat jatuh tempo (hari 1 sampai 2) RED FLAG (hari 3 ke atas)
Kolom G: tombol kirim, hanya muncul jika H1 = hari ini
=IF(AND($H$1=TODAY(), F2="RED FLAG"),
  HYPERLINK("https://wa.me/"&C2&"?text="&ENCODEURL("Halo "&B2&", per pengecekan mutasi hari ini "&TEXT(TODAY(),"dd mmm yyyy")&", pembayaran sewa kamar "&A2&" untuk jatuh tempo "&TEXT(D2,"dd mmm yyyy")&" belum kami terima ("&E2&" hari). Mohon segera diselesaikan. Jika sudah transfer, mohon kirim bukti transfernya. Terima kasih."), "Kirim Red Flag"),
  "")

Pengaturan sekali di awal

  1. Protect sheet Master supaya rumus tidak bisa tertimpa.
  2. Conditional formatting kolom F: merah untuk "RED FLAG", kuning untuk "Lewat jatuh tempo".
  3. Untuk setiap penghuni, isi satu baris awal di Log dengan periode = satu bulan sebelum jatuh tempo pertamanya.
  4. Penghuni yang masuk tanggal 29, 30, atau 31: sepakati jatuh tempo tanggal 28 supaya tidak bergeser di bulan pendek.

3Rutinitas setiap pagi

Urutan ini tidak boleh dibalik. Langkah 3 adalah gerbang yang membuka tombol kirim.

Buka mutasi

Lihat semua transfer masuk sejak pengecekan terakhir.

Catat ke Log

Cocokkan tiga digit terakhir nominal dengan kamar, isi lewat Google Form.

Isi H1

Ketik tanggal hari ini. Tanpa ini, kolom G kosong untuk semua kamar.

Kirim red flag

Klik tombol yang muncul, lalu tekan kirim di WhatsApp.

Dengan 15 penghuni, pada kebanyakan hari tidak ada red flag sama sekali.

4Kalau penghuni ternyata sudah bayar

Hanya terjadi jika penghuni transfer setelah pengecekan pagi. Isi pesan dirancang tetap faktual, bukan menuduh.

Contoh pesan red flagHalo Rina, per pengecekan mutasi hari ini 24 Okt 2026, pembayaran sewa kamar 03 untuk jatuh tempo 21 Okt 2026 belum kami terima (3 hari). Mohon segera diselesaikan. Jika sudah transfer, mohon kirim bukti transfernya. Terima kasih.
Begitu bukti diterima, cukup catat ke Log. Status kamar itu langsung kembali "Aman".